Windykacja – co to jest? Jak przebiega postępowanie windykacyjne krok po kroku

Masz opóźnienie w spłacie pożyczki, kredytu lub innego zobowiązania? W takim razie firma lub instytucja, której zalegasz z zapłatą, najprawdopodobniej rozpocznie windykację. Podejmie legalne działania zmierzające do uzyskania zapłaty. Na czym to polega? Jak przebiega proces windykacji?

Problem przeterminowanych zobowiązań

Według danych BIG InfoMonitor wartość nieuregulowanych faktur firm i rat kredytów opóźnionych o co najmniej 30 dni wynosiła w maju 2023 roku 41,5 mld zł. To oznacza wynik o 3,3 mld zł wyższy niż w tym samym miesiącu ubiegłego roku. Problemy wynikają z wysokiej inflacji, a także… opóźnień w płatnościach. Firmy same oczekują długo na zapłatę, przez co pojawia się problem z płynnością. Nie tylko nie mają jak inwestować, ale również brakuje im środków na wynagrodzenia. Sytuację może poprawić sprawny system windykacji. Na czym to polega?

Co to jest windykacja?

Windykacja to ogół działań, które mają zmotywować dłużnika do spłaty zobowiązania. Co istotne, chodzi o kroki legalne. Windykacji może podjąć się przedsiębiorca, jego pełnomocnik albo zewnętrzna firma. Część podmiotów w takiej sytuacji decyduje się na sprzedaż wierzytelność innemu podmiotowi, co pozwala odzyskać pełną kwotę pomniejszoną o prowizję dla windykatora.

Problemy finansowe przedsiębiorców wynikają przede wszystkim z braku odpowiedniej reakcji. Często firmy zwlekają z przypomnieniem o zapłacie, gdyż obawiają się pogorszenia relacji z kontrahentem. To błąd! Jak wynika z badania Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor, tylko 1 na 9 firm w razie problemów z płatnością decyduje się na reakcję. Dla 78% badanych dochodzenie opóźnionych płatności nie wiązało się z zakończeniem współpracy. Dlatego nie czekaj, nie obawiaj się. Im dłużej będziesz zwlekać, tym mniejsza szansa na odzyskanie pieniędzy. Sprawdź, jak rozpocząć postępowanie windykacyjne i jakie etapy się na nie składają.

Windykacja krok po kroku

Wiesz już, co to jest windykacja. Przejdźmy teraz, krok po kroku, przez działania, które warto podjąć, jeśli chcesz uzyskać zapłatę. Nie czekaj z podjęciem aktywności. Kiedy klienta dotknie spirala zadłużenia, możesz mieć problem z uzyskaniem jakichkolwiek środków. Najlepiej podejmij kroki zaraz po przekroczeniu terminu płatności. Jak skutecznie windykować?

Windykacja polubowna

Prawdopodobnie każdemu przedsiębiorcy zdarzyło się nie zapłacić faktury w terminie. Często po prostu dlatego, że w natłoku obowiązków zapomniał o danym dokumencie. W zależności od tego, na jakiej zasadzie utrzymujesz kontakt z danym klientem:

• wyślij e-mail,
• zadzwoń,
• wyślij SMS,
• napisz do niego za pomocą komunikatora internetowego,
• skorzystaj z innej formy kontaktu.

Następnie grzecznie poinformuj, że minął termin płatności i prosisz o zapłatę. W większości przypadków monit wystarczy do zakończenia sprawy. Nie warto już teraz podawać, z jakimi konsekwencjami wiązać się będzie brak zapłaty. Jeśli klient nie zareaguje, podejmij kolejną próbę. Część przedsiębiorców nie zrobi nic, jeśli tylko wyślesz wiadomość. Zapomną o niej, ale szybko zareagują na telefon. Jeśli to nie przynosi rezultatów, przejdź do kolejnego kroku – wezwania do zapłaty. 

Wyślij wezwanie do zapłaty

Przygotuj dokument, w którym wzywasz dłużnika do zapłaty. Podaj jego dane, a także informacje o fakturze, której dotyczy pismo. W dokumencie powinien się pojawić termin płatności, kwota do zapłaty. Określ także konkretną datę, do której powinna nastąpić płatność. Podaj numer rachunku bankowego. Warto umieścić w dokumencie informację o konsekwencjach niezapłacenia zobowiązania w danym terminie. Chodzi tutaj głównie o dodanie danego podmiotu do baz dłużników.

Z badania Skaner MSP, Q4 2020r. wynika, że 75% dłużników spłaca dług po negatywnym wpisie w bazach dłużników. Korzystający z BIG.pl odzyskali 57% należności wpisanych do rejestru w ciągu 2 lat od dokonania wpisu. Jednocześnie z danych baz dłużników wynika, że w wielu przypadkach sama informacja o możliwym wpisie do powoduje, że dłużnicy płacą. 

Dokument wyślij ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód, że dłużnik go odebrał. 

Zazwyczaj, jeśli zapłaci na tym etapie, po prostu zwraca kwotę wynikającą z faktury lub powiększoną o koszt wezwania do zapłaty. Pamiętaj, że masz prawo oczekiwać od niego rekompensaty i odsetek. 

Koszty zapłaty po terminie dla dłużnika

Przedsiębiorcom zależy na dobrych relacjach z klientami, a naliczenie im dodatkowych kosztów może je pogorszyć, więc część z nich rezygnuje. Natomiast masz jak najbardziej prawo ubiegać się o:

• 40 euro z tytułu nieterminowej spłaty, jeśli wartość świadczenia wynosi do 5 tys. zł; 70 euro jeśli to powyżej 5 tys. a nie więcej niż 50 tys.; 100 euro, jeśli kwota do zapłaty przekracza 50 tys.; masz prawo wymagać ich zapłaty nawet w przypadku jednodniowego opóźnienia (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). 
• Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych – jeśli dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, odsetki są równe sumie stopy referencyjnej NBP i ośmiu punktów procentowych, co obecnie daje 14,75%; dla pozostałych – suma stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i dziesięciu punktów procentowych, czyli aktualnie 16,75%.

Masz prawo naliczyć te koszty dłużnikowi, ale nie masz takiego obowiązku.

Postępowanie sądowe

Jeśli nie udało Ci się odzyskać środków polubownie, kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy do sądu (tradycyjnego) lub skorzystanie z EPU (Elektronicznego Postępowania Upominawczego). W tym drugim przypadku będzie to łatwiejsze i szybsze. Wystarczy wejść na stronę e-sad.gov.pl/ i złożyć nowy pozew. Teoretycznie możesz to zrobić bez wsparcia prawnika lub osoby doświadczonej w obsłudze takich spraw. W praktyce, jeśli popełnisz błędy, zwiększysz ryzyko, że nie uzyskasz pomyślnej decyzji sądu. Musisz opisać sprawę i udowodnić podjęte próby polubownego jej załatwienia. Dodajesz dane dokumentów, które nie zostały opłacone. Możesz żądać określonych odsetek, obciążyć dłużnika kosztami postępowania, a precyzyjniej – oczekiwać, że je pokryje. 

Jak wygląda rozprawa w sądzie za długi w takim wydaniu? Strony nie pojawiają się na miejscu – otrzymują powiadomienie o decyzji. Ten etap kończy się wyrokiem sądu lub nakazem zapłaty zadłużenia wraz z odsetkami i kosztami sądowymi.

Spłata długu w trakcie procesu – co pokrywa koszty postępowania?

Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego dłużnik, który spłaca zadłużenie w trakcie trwania procesu, traktowany jest tak, jakby przegrał sprawę. Dlatego to on pokrywa koszty. 

W polskim orzecznictwie były znane jeszcze inne przypadki. Dłużnik zapłacił, ale wierzyciel nie zauważył wpłaty i już wysłał pismo do sądu. Co wówczas robić? Należy złożyć wniosek o cofnięcie pozwu. Jeśli nie doszło do pojęcia żadnych czynności, to prawdopodobnie opłata za postępowanie zostanie zwrócona. Nie może jednak wtedy oczekiwać zwrotu kosztów sądowych od dłużnika, który przestał nim być.

Nadanie klauzuli wykonalności

Kiedy masz już tytuł egzekucyjny, musisz jeszcze złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. Z takim tytułem wykonawczym możesz się już udać do komornika, który ma podstawę, aby rozpocząć postępowanie komornicze. Funkcjonariusz państwowy ma zadanie odzyskać kwotę zgodną z wyrokiem sądu. Ma duże uprawnienia. To jakby windykator sądowy, który może m.in. zająć konto dłużnika. 

Postępowanie komornicze

Udaj się do komornika, wypełnij wymaganą przez niego dokumentację i dokonaj niezbędnych opłat. Niestety, ale jego działania nie są bezpłatne. Tymi kosztami zostanie jednak docelowo obciążony dłużnik. Komornik nie może pobierać dowolnych opłat. Tę kwestię reguluje Ustawa z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. 

Komornik może zająć nieruchomości, ruchomości, wynagrodzenie, oszczędności zgromadzone na koncie i podjąć inne działania zmierzające do ściągnięcia długu. Jeśli się powiedzie, nastąpi zakończenie postępowania po spłacie zadłużenia. Niestety, ale nie zawsze sprawa kończy się pomyślnie. Co wtedy?

Komornik nie ściąga zadłużenia – co się wtedy dzieje?

Możesz trafić na dłużnika, który nie posiada żadnego majątku. Co komornik robi w takim przypadku? Przede wszystkim informuje o tej sytuacji wierzyciela, który ma 7 dni na złożenie zażalenia. Może złożyć wniosek o prowadzenie egzekucji w inny sposób, np. poinformować komornika o ukrywanym przez dłużnika majątku. W przeciwnym wypadku egzekucja zostanie umorzona. Czy to oznacza, że nie masz już szans na odzyskanie pieniędzy?

Umorzenie postępowania to coś innego niż umorzenie długu. Możesz ponownie złożyć wniosek do komornika o rozpoczęcie egzekucji, ale wtedy, gdy są do tego podstawy, mianowicie – pojawiły się nowe informacje o majątku dłużnika. Ile masz na to czasu? Tutaj należy wziąć pod uwagę termin przedawnienia długów. Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu przedawnia się z upływem 6 lat (art. 125 § 1 K.c.), a odsetki – po 3 latach. 

Co istotne, jeśli złożysz wniosek o wszczęcie egzekucji, przerwiesz bieg okresu przedawnienia. Zatem wystarczy, że zrobisz to raz na mniej niż 3 lata, aby nie przedawniła się należność główna ani odsetki. 

Jak radzić sobie z problemami finansowymi?

Jeśli pojawia się kłopot z regulowaniem zobowiązań, chcesz uniknąć kosztów i windykacji, działaj. W przypadku gdy wiesz, że będziesz mieć środki, np. za 2 tygodnie, możesz uregulować inne opłaty np. raty kredytu czy faktury, biorąc pożyczki bez BIK. Być może będą nawet darmowe w ramach pierwszej chwilówki w danej firmie. Podmioty te nie mają one dużych wymagań. Przyznają nawet pożyczki bez zdolności kredytowej. Poza tym dopracuj w firmie zasady windykacji, aby ograniczyć przeterminowane płatności.